一人ひとりの能力に応じて高まる専門性

新卒・中途・派遣と、入所の経緯はさまざま

A：今日は事務のメンバーに集まっていただきました。初めに皆さんの入所の時期と入所した経緯をお聞かせください。

B：私は2013年の新卒入所です。知財のことは全然知らなかったのですが、専門性を身に付けられる仕事と聞いて応募したところ、ご縁があって採用していただきました。勤続年数は10年以上になります。

D：私は2023年の新卒入所で3年目に入りました。一般の民間企業も含めて就職活動していたのですが、配属先によっては必ずしも英語が使えないと気がつき、青山特許事務所に応募して採用していただきました。

C：私は2023年4月の中途入所です。もうすぐ丸2年になります。前の職場では貿易事務の仕事をしていました。その会社はジェネラリストを育成する方針だったので、ジョブローテーションによる部門間異動がよくありました。それで入社3年目のときに、まったく別の部門に異動になるよりも、それまでの英語を用いた業務経験を活かして専門性を追求できる仕事がしたいと思い、特許事務所への転職を決めました。

A：私は皆さんとは違うパターンです。入所したのは2010年の夏ですが、そのときは派遣社員でした。その後、出産のために一度退職。働きやすい職場だったので、2014年にまた派遣で戻ってきて、しばらくしてから正所員になりました。実は、子育てもあるので辞めようかなと思っていたときに、正所員のお話をいただいたのです。認めてもらえたことがとてもうれしくて、もう少し頑張ろう！と思って、今に至ります。

OJTによるていねいな指導で未経験者も着実に成長

A：全員、特許事務所は初めての人ばかりですけど、入所して最初はどんな仕事でしたか？
私は商標事務部門で、日本のお客さまの海外への商標出願を扱っているチームに配属され、まずは定型の報告書や請求書の作成から始まりました。

C：私も商標事務部門ですが、Aさんと逆のパターンです。主に海外のお客さまが日本の特許庁に出願する案件を担当しています。海外のお客さまは英語、日本のお客様は日本語でのやり取りですが、最初の仕事はAさんと同じように、定型の報告書と請求書の作成でした。

B：私はお二人と違って特許事務部門です。最初は大手のお客さまのチームに入って、海外に出願するための事務処理が中心でした。海外の代理人に指示を出したり、海外から通知がきたらそれを読んでお客様への報告書類を作成したりするのが主な仕事です。半年ほど経った頃から、海外のお客さまが日本の特許庁に出願する手続きも担当するようになりました。

D：私は「方式」という部門に所属しています。方式部門では主に特許庁へ提出する書類の形式面の品質管理と、特許庁が発行する書類の確認と、権利維持のための管理を行っています。そこで私が主にしている仕事は、特許権を維持するために支払う特許年金の業務です。私の担当は日本の特許庁に手続きする海外のお客さまですので、やり取りは英語です。

B：青山特許事務所の事務の仕事の大半は海外とのやりとりとなるため、英語は必須ですが、英語だけではなく、制度や運用などへの知識や理解も必要となります。英語については業界特有の用語も多いですし、私たちのように未経験でも入所してから勉強できます。

新たなチャレンジと経験を経て広がる仕事の幅

A：CさんとDさんは2年目だけど、最初の頃と比べて何か変わりましたか？

C：まだ2年目ですけれど、いろいろ新しいことにチャレンジする機会をいただいています。さっきお話ししたように1～2年目は日本の特許庁に商標出願する案件を担当していましたが、最近は海外出願に関わる業務も任せてもらっています。
それと、新人さんの指導も任されるようになりました。もちろん一人で抱え込むわけではなく、先輩がしっかりサポートしてくださっています。

D： 2年目になって特許年金業務については少しずつ自分のペースで仕事を進められるようになりました。また、最近はお客様への報告書類の品質管理に関わる業務を徐々に任されるようになりました。まわりの先輩方を見ていると、イレギュラーな案件にも臨機応変に対応されているので、早くそれだけの実力をつけたいと思っています。

B：一方で、Aさんと私は入所してからもう10年以上になりますが、年を経るごとに仕事は大きく変わりました。
青山特許事務所の事務は一つの決まった手続きだけで終わるのでなくて、出願から登録まで、あるいは日本から海外へとだんだん業務内容が広がっていくのが大きな特徴です。弁理士とタッグを組んでいろんな仕事に関われるので、着実にステップアップしていることが実感できて、とてもやりがいを感じています。これが長く働いている理由かなと思います。

A：これだけ長く働いていても、法律や制度はどんどん変わっていくので、常に学ぶことがあります。それらを一つひとつ経験することで、Bさんの言うように着実に専門性は高まっていきます。だから、仕事の中心は書類づくりですけど、単に事務処理をしているだけでなく、知財の仕事に関わっているという誇りはあります。

C：私は、最近海外出願を担当し始めたので、戸惑うことも多いですが、これまでに日本の手続きで習得したことを基礎にしつつ、いつも新しいことを学んでいます。

働きやすさの理由は、相談しやすい環境と緊密なチームワーク

D：特許年金の業務では、お客さまの種々の問合わせや要望に応える必要があり、中には「初めて見るな」「わからないな」と思うこともあります。また、報告書類の品質管理に関わる業務では、事務所すべての案件にかかわることになるため、かなりのバリエーションがあります。でも、気軽に相談できる環境なのでストレスはあまりありません。

C：私は商標事務部門ですが、特にいいなと思ったのは、マニュアルがしっかりしていること。なので、仕事が個人に紐づかず分担できる仕組みになっています。難しい案件を特定の人が担当することもありますが、基本的な業務、特に入所したばかりの業務は標準化されているので、スムーズに手順を覚えられます。前の会社ではマニュアルがなくて、その都度、人に聞いたり、聞く人によって答えが違ったりして、身に染みて大変だったので、この違いは本当に大きいです！

B：私も同感です。仕事を分担できる仕組みは重要ですよね。だから、一人がたくさんの仕事を任されて行き詰るようなことはありません。必ずチームで協力し合いながら仕事を進めています。経験やノウハウを個人が抱えるのではなく、チーム全体で共有しているので、それが逆に個人の専門性を高めるのに役立っていると思います。

D：そうですね。例えば、お子さんが急に熱を出して出社できなくなっても、「ごめん、これとこれの案件があるんだけど……」と言えば、チームの誰かが助けてくれます。それぞれが助け合いの意識を持っているので、誰もが急な休みや長期休暇を取りやすい職場です。

C：マニュアルだけじゃなくて、チーム内で情報共有できているから、誰かが欠けても協力し合って対応できるのだと思います。

D：働きやすさという点では、「時差勤務制度」もあります。8時から10時までの間で、15分単位で出社時間を選べる制度です。事前に申請して、全所員が見られるスケジュールアプリで共有するので、調整もしやすく業務も支障なく回っています。

B：私の子どもはまだ小さいので、お迎えに行く日は8時出社の４時半退社にして、５時過ぎのお迎えに間に合わせています。子育てや介護をしている所員にはとても便利な制度ですし、もちろん、子育てや介護だけじゃなくて事務なら誰でも使える制度です。

A：「時差勤務制度」はもともとフレックス制度を導入しようというプロジェクトから始まったのですよ。私もこのプロジェクトに参加していました。実務をする弁理士はこのときからフレックスにしたのですが、事務は全員が不在になる時間帯があると、業務に差し障るのでフレックスが馴染みません。私の部門の事務の方から提案をいただいて、事務は15分単位で勤務時間をずらせる「時差勤務制度」になりました。

D：事務の提案を受け入れてもらえたのですね 。

A：はい、このプロジェクトが特別だったわけではなく、今もさまざまなプロジェクトが動いていますが、弁理士だけでなく事務も対等な立場で参加して発言させてもらっています。事務所全体で何かを決めるとき、所員全員の意見を幅広く聞いてくれるところも青山特許事務所らしさだと思います。

B：青山特許事務所の事務は、語学力だけでなく、専門的な法律の知識を習得し続けることが求められる仕事です。経験の有無は問いませんが、語学力を生かしつつ、専門知識の習得し続けられる向上心がある方を歓迎します。